10.1 Planificar la Gestiónn de las Comunicaciones

De PMP
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El proceso de Planificar la gestión de las comunicaciones, permite determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto basándose en sus necesidades y expectativas. Se trata por tanto, de identificar y documentar cómo se realizará una comunicación efectiva y eficaz con dichos interesados.

Una comunicación efectiva significa que la comunicación tendrá el formato adecuado, se distribuirá en el momento preciso, a la audiencia correcta y con el impacto deseado. Una comunicación eficiente significa que sólo se comunicará la información que se necesita.

A la hora de planificar las comunicaciones del proyecto, debería darse respuesta a las siguientes preguntas:

  • quién necesita la información y quién está autorizado a acceder a ella.
  • qué tipo de información necesitan
  • cuándo necesitarán la información
  • dónde debería almacenarse y en qué formato
  • quién distribuirá la información
  • cuántos canales de comunicación existen
  • qué tipo de tecnología se usará
  • con qué frecuencia se establecerán las comunicaciones


ESQUEMA PLANIFICACION GESTION DE LAS COMUNICACIONES

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Contenido

¿Qué se necesita para realizar la Planificación de la Gestión de las Comunicaciones?

  1. Plan de Proyecto que provee de la información necesaria sobre cómo ejecutar, monitorizar, controlar y cerrar el proyecto.
  2. Registro de Interesados contiene todos los detalles relacionados con los interesados en el proyecto.
  3. Factores ambientales de la empresa, factores que no estando bajo el control del equipo de proyecto, pueden afectarle de manera positiva o negativa.
  4. Activos de los procesos de organización son procesos de la organización que pueden emplearse para influir en el éxito de los proyectos. Entre ellos, las lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia .


¿Qué técnicas/herramientas se utilizan?

  1. Análisis de requisitos de comunicaciones para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto.
  2. Tecnología de las comunicaciones , qué tipo de tecnología se utilizará para la distribución de información.
  3. Modelos y métodos de comunicación , cómo se envía la información entre emisor y receptor.
  4. Reuniones , facilitan la discusión y el diálogo entre los interesados en el proyecto.


¿Qué resultado se obtiene de la Planificación de Gestión de las Comunicaciones?

  1. Actualizaciones de los documentos del proyecto : cronograma y registro de interesados.
  2. Plan de Gestión de las Comunicaciones. Describe cómo se planificará, cuál será la estructura, cómo se monitorizarán y controlarán las comunicaciones en el ámbito del proyecto. Contiene la siguiente información :
  • requisitos de comunicación de los interesados
  • qué información debe ser comunicada, incluidos el idioma, formato, contenido y nivel de detalle
  • motivo de la distribución
  • plazo y la frecuencia para la distribución
  • persona responsable de comunicar la información
  • persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial
  • persona o los grupos que recibirán la información
  • métodos o tecnologías utilizados
  • recursos asignados, el tiempo y el presupuesto
  • proceso de escalación de incidencias
  • método para actualizar el plan de gestión de las comunicaciones
  • glosario de la terminología común
  • los diagramas de flujo de la información, flujos de trabajo, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.
  • restricciones en materia de comunicación
  • también puede incluir pautas y plantillas para las reuniones.


Referencias

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fourth Edition