13.2 Planificar la Gestión de los Interesados

De PMP
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Planificar la gestión de los interesados es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados y el mantenimiento de las relaciones con ellos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Se basa en el análisis de sus expectativas, intereses y el posible impacto de los interesados en el éxito del proyecto. También se ocupa de mantener un diálogo fluido y continuo con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, resolver los problemas conforme ocurran y promover su implicación activa en las decisiones y actividades del proyecto.

Contenido

¿Qué se necesita para realizar el Plan de Gestión de los Interesados?

Entre la información utilizada incluye:

El plan para la dirección del Proyecto (sección 4.2.3.1) donde se incorpora el ciclo de vida del proyecto y los procesos de los que se aplicará a cada fase, descripción de la ejecución del trabajo, descripción de la gestión de los recursos humanos, descripción de la gestión de los cambios del proyecto y técnicas para la comunicación entre los interesados.

El registro de Interesados (sección 13.1.3.1) que planificar los medios adecuados para involucrar a los interesados del proyecto. Ver ejemplo: [1]

Los factores Ambientales de la Empresa (sección 2.1.5) para adaptarse al entorno del proyecto (cultura organizacional, la estructura y clima político). Ver el diagrama: [2]

Los activos de los procesos de la Organización (sección 2.1.4) como la base de datos de lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia ya que proporcionan información sobre anteriores planes de gestión de los interesados y su eficacia.

¿Qué técnicas/herramientas se utilizan?

El director del proyecto debería recurrir al juicio de expertos para decidir sobre el nivel de participación requerido de cada uno de los interesados en cada etapa del proyecto.

Se debe celebrar reuniones con expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de compromiso requeridos de todos los interesados.

El nivel de compromiso de todos los interesados deben ser comparado con los niveles de participación previstos necesarios para la ejecución exitosa del proyecto mediante técnicas analíticas como la Matriz de Evaluación de la Participación de los Interesados.

¿Qué incorpora el Plan de Gestión de los Interesados?

El Plan de Gestión de los interesados debe proporcionar:

  • Los niveles de participación deseado y actual de los interesados clave
  • El alcance e impacto del cambio para los interesados
  • Las interrelaciones y posibles superposición entre interesados
  • Los requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto
  • La información a distribuir entre los interesados
  • El motivo para la distribución de dicha información y el impacto esperado
  • El plazo y la frecuencia para dicha distribución
  • El método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que se desarrolla el proyecto


Referencias

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fourth Edition