13.3 Gestionar la Participación de los Interesados

De PMP
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La gestión de la participación de proyectos se realiza durante el proceso de ejecución. Este proceso se relaciona con las partes interesadas del proyecto con la finalidad de satisfacer las necesidades, problemas de dirección y la participación de los interesados. Al mismo tiempo se busca una correcta aplicación del plan de gestión de los interesados y del registro de incidentes con el objetivo de que dichos interesados se impliquen, participen en el proyecto y sean, además, tratados de forma correcta y según el nivel adecuado de participación en el proyecto.

Para gestionar debidamente la participación el proceso se divide en tres partes:

  1. Entradas
  2. Herramientas y técnicas
  3. Salidas


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Contenido

Entradas

Las entradas vienen del plan de gestión de los interesados. En este plan se identifican los interesados así como se analiza su compromiso en función del impacto y nivel de implicación. Las solicitudes de cambio aprovadas son los detonantes principales para el plan de comunicación y el compromiso y el plan de gestión interesados para gestionar y supervisar dichos cambios. Los procedimientos organizativos relacionados con la gestión de los asuntos y de control de cambio también son entradas, junto con información histórica obtenida de anteriores proyectos similares.

Plan de Gestión de los grupos de interés

  • Describe los métodos y tecnologías utilizados para la comunicación con las partes interesadas
  • Determina el nivel actual y el nivel deseado de participación de los interesados
  • Describe la estrategia para la gestión de las partes interesadas en todo el ciclo de vida del proyecto

Plan de Gestión de las Comunicaciones

  • Requisitos de comunicación interesados
  • Información que deberá comunicarse, y la razón para su distribución
  • Proceso de escalada

Registro de cambios: Documentos de los cambios que se producen en un proyecto, y su impacto en el tiempo, el costo y el riesgo del proyecto.

OPAs

  • Requisitos de comunicación organizacional
  • Procedimientos de gestión de los asuntos
  • Cambiar los procedimientos de control
  • La información histórica en proyectos similares

Herramientas y técnicas

Los métodos de comunicación establecidos en los planes de gestión de la comunicación interesados y se llevan a cabo, tanto en habilidades interpersonales y de gestión se utilizan para gestionar el nivel de compromiso de las partes interesadas en el proyecto.

Métodos de comunicación

  • Se utilizan métodos de comunicación establecidos para cada grupo de interés tal como se establece en el Plan de Gestión de las Comunicaciones.

Habilidades interpersonales. Los niveles de compromiso de las partes interesadas son gestionados por:

  • Generar confianza
  • Resolución de conflictos
  • Escucha activa
  • La superación de la resistencia al cambio

Habilidades directivas. Coordinación y armonización del grupo hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto a través de:

  • Facilitación del consenso
  • Las personas que influyen en apoyo de proyectos
  • La negociación de acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto
  • Modificación del comportamiento organizacional de aceptar los resultados del proyecto

Salidas

El registro de problemas identifica los problemas y su resolución. Si se solicitan cambios, se deben comunicar a los interesados afectados y valorar su reacción. Durante el transcurso del proyecto, es habitual que surjan nuevos requerimientos o necesidades, el plan de gestión de los interesados se deben cambiar para reflejar estos cambios. Estos cambios en el plan deberán quedar reflejados en el plan de gestión de la comunicación. Es importante que cualquier cambio se incluya en el registro de interesados y la empresa/organización debe guardar dicha experiencia como lecciones aprendidas para futuros proyectos.

Registro de problemas: Identifica problemas y registros de su resolución.

Las solicitudes de cambio: Las solicitudes de cambio en el producto o el proyecto puede requerir la interacción con los grupos de interés afectados.

Actualizaciones del plan de gestión de proyectos

  • Gestión de los interesados los requisitos del plan-nuevos o modificados interesados
  • Plan de comunicación, gestión de nuevas necesidades de comunicación o modificados

Aaa

  • Interesados en registros de identificación de nuevos grupos de interés, el cambio en el nivel de participación de los interesados existentes

Actualización OPAs

  • Notificaciones de las partes interesadas
  • Informes de proyectos, presentaciones, registros
  • Comentarios de las partes interesadas
  • Documentación sobre lecciones aprendidas


Referencias

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fourth Edition