5.2 Recopliar Requisitos

De PMP
Saltar a: navegación, buscar

Recopilar Requisitos es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto.

Contenido

Entradas

Plan de Gestión del Alcance

El plan de gestión del alcance define con claridad el modo en que los equipos del proyecto han de determinar el tipo de requisitos que es necesario recopilar para el proyecto.

Plan de Gestión de los Requisitos

El plan de los requisitos define los procesos que se utilizan para comprender los requisitos de comunicación y el nivel de compromiso de los interesados a fin de evaluar y adaptarse al nivel de participación de los interesados en las actividades relacionadas con los requisitos.

Plan de Gestión de los Interesados

El plan de gestión de los interesados se utiliza para comprender los requisitos de comunicación y el nivel de compromiso de los interesados a fin de evaluar y adaptarse al nivel de participación de los interesados en las actividades relacionadas con los requisitos.

Acta de Constitución del Proyecto (“Project Charter”)

El acta de constitución del proyecto se utiliza para proporcionar la descripción de alto nivel del producto, servicio o resultado del proyecto, de modo que se puedan establecer requisitos detallado.

Registro de interesados

El registro de interesados se utiliza para identificar a los interesados capaces de proporcionar información acerca de los requisitos. El registro de interesados también captura los requisitos fundamentales y las principales expectativas que los interesados pueden tener en relación con el proyecto.

Herramientas y técnicas

Entrevistas

Una entrevista es una manera formal o informal de obtener información de los interesados, a través de un diálogo directo con ellos. Se lleva a cabo habitualmente realizando preguntas, preparadas o espontáneas y registrando las respuestas. Las entrevistas se realizan a menudo de manera individual entre un entrevistador y un entrevistado, pero también pueden implicar a varios entrevistadores y/o entrevistados. Entrevistar a participantes con experiencia en el proyecto, a patrocinadores y otros ejecutivos, así como a expertos en la materia, puede ayudar a identificar y definir las características y funciones esperadas de los entregables del producto. Las entrevistas también son útiles para obtener información confidencial.

Grupos Focales (focus groups)

Los grupos focales reúnen a interesados y expertos en la materia, previamente seleccionados, a fin de conocer sus expectativas y actitudes con respecto a un producto, servicio o resultado propuesto. Un moderador capacitado guía al grupo a través de una discusión interactiva diseñada para ser más coloquial que una entrevista individual.

Talleres de Facilitación (facilitated workshops)

Los talleres facilitados son sesiones focalizadas que reúnen a los interesados clave para definir los requisitos del producto. Estos talleres se consideran como una de las técnicas principales para definir rápidamente los requisitos multidisciplinarios y conciliar las diferencias entre los interesados.

Técnicas Creativas en Grupo

  • Tormenta de ideas. Es una técnica que se utiliza para generar y recopilar multiples idea relacionadas con los requisitos del proyecto y del producto.
  • Técnicas de Toma de Decisiones en Grupo. Es una técnica que mejora la tormenta de ideas mediante un proceso de votación que se usa para jerarquizar las ideas más útiles, de cara a una a tormenta de ideas adicional o para asignarles prioridades.
  • Mapa conceptual/mental. Es una técnica en la cual las ideas que surgen durante las sesiones de tormentas de ideas individuales se consolidan en un esquema único para reflejar los puntos en común y las diferencias de entendimiento, y generar nuevas ideas.
  • Diagrama de afinidad. Es una técnica que permite clasificar un gran número de ideas en grupos para su revisión y análisis.
  • Análisis de decisiones con múltiples criterios. Es una técnica que utiliza una matriz de decisiones para proporcionar un enfoque analítico sistemático en el establecimiento de criterios, tales como niveles de riesgo, incertidumbre y valoración, y así permite evaluar y clasificar muchas ideas.

Técnicas Grupales de Toma de Decisiones

Una técnica grupal de toma de decisiones es un proceso de evaluación que maneja múltiples alternativas, con un resultado esperado en forma de acciones futuras. Existen diversos diversos métodos para llegar a una decisión en grupo, tales como:

  • Unanimidad. Es una decisión a la que se llega cuando todos están de acuerdo en seguir una única línea de acción. Una forma de alcanzar la unanimidad es la técnica de Delphi, según la cual un grupo seleccionado de expertos responde a cuestionarios y proporciona realimentación respecto a las respuestas de cada ronda de recopilación de requisitos. Para conservar el anonimato, estas respuestas sólo están a disposición del moderador.
  • Mayoría. Es una decisión a la que se llega con el apoyo de más del 50% de los miembros de un grupo. Se puede asegurar que efectivamente se toma una decisión si se elige un tamaño de grupo con un número impar de participantes, de modo que se evita un empate.
  • Pluralidad. Es una decisión a la que se llega cuando el conjunto de personas más numeroso del grupo toma la decisión, aun cuando no se alcance la mayoría. Este método se utiliza, por lo general, cuando el número de opciones propuestas es superior a dos.
  • Dictadura. Según este método, una persona toma la decisión en nombre del grupo.

Cuestionarios y Sondeos

Los cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas para recoger información rápidamente de un gran número de encuestados. Los cuestionarios y/o las encuestas son especialmente adecuados en casos de público variado, cuando se requiere una respuesta rápida, cuando los encuestados están geográficamente dispersos y cuando es conveniente realizar análisis estadísticos.

Observaciones

Las observaciones proporcionan una manera directa de ver a las personas en su ambiente, y el modo en que realizan sus trabajos o tarea y ejecutan los procesos. Son particularmente útiles para procesos detallados, cuando las personas que usan el producto tiene dificultades o se muestran renuentes para articular sus requisitos. La observación también es conocida por el término en inglés "job shadowing". Normalmente la realiza un observador externo, que mira a un experto en el negocio mientras éste ejecuta un trabajo. También puede hacerla un "observador participante", que de hecho lleva a cabo un proceso o procedimiento para experimentar cómo se hace y descubrir requisitos ocultos.

Prototipos

El desarrollo de prototipos es un método para obtener una realimentación rápida en relación con los requisitos, mientras proporciona un modelo operativo del producto esperado antes de construirlo. Puesto que un prototipo es tangible, permite a los interesados experimentar con un modelo del producto final, en lugar de limitarse a debatir en forma abstracta sobre sus requisitos. Los prototipos sustentan el concepto de elaboración progresiva en ciclos iterativos para la creación de maquetas o modelos, la experimentación por parte del usuario, la generación de realimentación y la revisión del prototipo. Una vez que se han efectuado los ciclos de realimentación necesarios, los requisitos obtenidos a partir del prototipo están lo suficientemente completos como para pasar a la fase de diseño o construcción. La creación de guiones gráfico es una técnica de desarrollo de prototipos que muestra una secuencia o navegación a través de una serie de imágenes o ilustraciones. Los guiones gráficos se utilizan en diversidad de proyectos y sectores, tales como cine, publicidad, diseño educativo, desarrollo ágil y otros proyectos de desarrollo de software. En el desarrollo de software, los guiones gráficos utilizan maquetas para mostrar rutas de navegación a través de páginas web, pantallas u otras interfaces de usuario.

Estudios Comparativos

Los estudios comparativos implican cotejar las prácticas reales o planificadas, tales como procesos y operaciones, con las que aquellas organizaciones comparables a fin de identificar las mejoras prácticas, generar ideas de mejora y proporcionar una base para medir el desempeño. Las organizaciones que se comparan en el transcurso de los estudios comparativos pueden ser internas o externas.

Diagramas de Contexto

El diagrama de contexto es un ejemplo de un modelo de alcance. Los diagramas de contexto representan visualmente el alcance del producto al mostrar un sistema de negocio (proceso, equipamiento, sistema de información, etc.), y sus interacciones con las personas y con otros sistemas (actores). Los diagramas de contexto muestran las entradas al sistema de negocio, el(los) actor(es) que proporciona(n) la entrada, las salidas del sistema de negocio y el actor o los actores que reciben la salida.

Análisis de Documento

El análisis de documentos se utiliza para obtener requisitos mediante el examen de la documentación existente y la identificación de la información relevante para los requisitos. Se puede analizar una amplia variedad de documentos, que podrían ayudar a obtener requisitos relevantes. Los ejemplos de documentos que se podrían analizar incluyen, entre otros: planes de negocio, literatura de mercadeo, acuerdos, solicitudes de propuesta, flujos de procesos actuales, modelos lógicos de datos, repositorios de reglas de negocio, documentación del software de la aplicación, documentación de procesos de negocio o interfaces, casos de uso, otra documentación de requisitos, registro de problemas/incidentes, políticas, procedimientos y documentación normativa como leyes, códigos y ordenanzas, etc.

Salidas

Documentación de Requisitos

Los componentes de la documentación de requisitos incluyen, entre otros:

  • Requisitos del negocio, incluyendo:
    • Objetivos del negocio y del proyecto, para su trazabilidad;
    • Reglas de negocio para la organización ejecutora; y
    • Principios rectores de la organización.
  • Requisitos de los interesados, incluyendo:
    • Impactos sobre otras áreas de la organización;
    • Impactos sobre otras entidades dentro o fuera de la organización ejecutora; y
    • Requisitos de los interesados en relación con la comunicación y presentación de informes.
  • Requisitos de soluciones, incluyendo:
    • Requisitos funcionales y no funcionales;
    • Requisitos de tecnología y cumplimiento de los estándares;
    • Requisitos de apoyo y capacitación;
    • Requisitos de calidad; y
    • Requisitos de presentación de informes, etc.
  • Requisitos del proyecto, tales como:
    • Niveles de servicio, desempeño, seguridad, cumplimiento, etc., y
    • Criterios de aceptación.
  • Requisitos de transición.
  • Supuestos, dependencias y restricciones de los requisitos.

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

La matriz de trazabilidad de requisitos es un cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen. La traza incluye, entre otras cosas, el trazar los requisitos con relación a los siguientes aspectos:

  • Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio;
  • Objetivos del proyecto;
  • Alcance del proyecto/entregables de la EDT/WBS;
  • Diseño del producto;
  • Desarrollo del producto;
  • Estrategia y escenarios de prueba; y
  • Los requisitos de alto nivel con respecto a los requisitos más detallados.

Referencias

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fifth Edition