5.3 Definir el Alcance

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Definir el alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. El beneficio clave de este proceso es que describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuales de los requisitos recopilados serán incluidos y cuales excluidos del alcance del proyecto. El gráfico 5-7 muestra las entradas, herramientas y técnicas y salidas de este proceso.

El grafico 5-8 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.

Dado que es posible que no todos los requisitos identificados en el proceso Recopilar Requisitos se puedan incluir en el proyecto, el proceso Definir el Alcance selecciona los requisitos definitivos del proyecto a partir de la documentación de requisitos entregada durante el proceso Recopilar Requisitos. A continuación, desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto, servicio o resultado. La preparación de un enunciado detallado del alcance del proyecto es fundamental para el éxito del proyecto, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones documentados durante el inicio del proyecto. Durante la planificación del proyecto, el alcance del proyecto se define y se describe de manera más específica conforma se va recopilando mayor información acerca del proyecto. Los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes se analizan para verificar que estén completos y se actualizan o se incorporan nuevos, según sea necesario. El proceso Definir El Alcance puede ser altamente iterativo. En el caso de proyectos de ciclo de vida iterativo, se desarrollará una visión de alto nivel para el proyecto global, pero el alcance detallado se determina para una iteración a la vez y la planificación detallada de la siguiente iteración se va realizando conforme avanza el alcance y los entregables actuales del proyecto.




Contenido

5.3.1 Definir el alcance: inputs

  • 5.3.1.1 Plan de Gestión del Alcance

Descrito en la Sección 5.1.3.1. El plan de gestión del alcance es un componente de plan para la dirección del proyecto que establece las actividades necesarias para desarrollar, monitorear y controlar el alcance del proyecto.

  • 5.3.1.2 Acta de Constitución del Proyecto

Descrita en la Sección 4.1.3.1. El acta de constitución del proyecto proporciona una descripción de alto nivel del proyecto y de las características del producto. Contiene además los requisitos de aprobación del proyecto. Si la organización ejecutora no utiliza un acta de constitución del proyecto, entonces se deberá obtener o desarrollar información equivalente, y utilizarla como base para el enunciado detallado del alcance del proyecto. Las organizaciones que no elaboran un acta formal de constitución del proyecto por lo general llevarán a cabo un análisis informal, a fin de identificar el contenido necesario para la posterior planificación del alcance.

  • 5.3.1.3 Documentación de Requisitos

Descrita en la Sección 5.2.3.1. Esta documentación se utilizará para seleccionar los requisitos que serán incluidos en el proyecto.

  • 5.3.1.4 Activos de los Procesos de la Organización

Descritos en la Sección 2.1.4. Los activos de los procesos de la organización pueden influir en el modo en que se define el alcance, Los ejemplos incluyen, entre otros:

  • Las políticas, procedimientos y plantillas para un enunciado del alcance del proyecto;
  • Los archivos de proyectos anteriores; y
  • Las lecciones aprendidas de fases o proyectos previos.


5.3.2 Definir el Alcance: Tools & Techniques

  • 5.3.2.1 Juicio de Expertos

A menudo se utiliza el juicio de expertos para analizar la información necesaria para la elaboración del enunciado del alcance del proyecto. Dicho juicio y experiencia se aplica a cualquier detalle técnico. Esta experiencia es proporcionada por cualquier grupo o individuo con conocimientos o capacitación especializados, y se encuentran disponible a través de diferentes fuentes, entre las que se incluyen:

  • Otras unidades dentro de la organización;
  • Consultores;
  • Interesados, incluyendo clientes o patrocinadores;
  • Asociaciones profesionales y técnicas;
  • Grupos de industria; y
  • Expertos en la materia
  • 5.3.2.2 Análisis del producto

Para proyectos cuyo entregable es un producto, a diferencia de un servicio o resultado, el análisis del producto puede constituir una herramienta eficaz. Cada área de aplicación cuenta con uno o varios métodos generalmente aceptados para traducir las descripciones de alto nivel del producto en entregables tangibles. El análisis del producto incluye técnicas tales como el desglose del producto, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis del valor.

  • 5.3.2.3. Generación de Alternativas

La generación del alternativas es una técnica que se utiliza para desarrollar tantas opciones potenciales como sea posible a fin de identificar diferentes enfoques para ejecutar y llevar a cabo el trabajo del proyecto. Puede utilizarse una variedad de técnica de gestión, tales como tormenta de ideas, el pensamiento lateral, el análisis de alternativas, etc.

  • 5.3.2.4 Talleres facilitados

Descrita en la Sección 5.2.2.3. La participación de actores clave con diversas expectativas y/o áreas de experiencia en estas sesiones de trabajo intensivo contribuye a alcanzar un entendimiento multidisciplinario y común de los objetivos del proyecto y de sus límites.


5.3.3 Definir el Alcance: Outputs

  • 5.3.3.1 El enunciado del alcance del proyecto es la descripción del alcance, de los entregables principales, de los supuestos y de las restricciones del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto documenta el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance del proyecto y del producto. Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. También proporciona un conocimiento común del alcance del proyecto entre los interesados en el proyecto. Puede contener exclusiones explicitas del alcance, que pueden ayudar a gestionar las expectativas de los interesados. Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada, sirve como guía del trabajo del equipo durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambios o de trabajo adicional se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto.

El grado y nivel de detalle con que el enunciado del alcance del proyecto define el trabajo a realizar y el que queda excluido, pueden ayudar a determinar el grado de control que el equipo de dirección del proyecto podrá ejercer sobre el alcance global del proyecto. El enunciado detallado del alcance del proyecto, ya sea directamente o por referencia a otros documentos, incluye los siguientes:

  • Descripción del alcance del producto. Esta descripción elabora gradualmente las características del producto, servicio o resultado descrito en el acta de constitución del proyecto y en la documentación de requisitos.
  • Criterios de aceptación. Es un conjunto de condiciones que debe cumplirse antes de que se acepten los entregables.
  • Entregable. Es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio, único y verificable, que debe producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto. Los entregables también incluyen resultados complementarios, tales como los informes y la documentación de dirección del proyecto. Estos entregables se pueden describir de manera resumida o muy detallada.
  • Exclusiones el proyecto. Por lo general, identifican lo que está excluido del proyecto. Establecer explícitamente lo que esta fuera del alcance del proyecto ayuda a gestionar las expectativas de los interesados.
  • Restricciones. Son factores limitantes que afectan la ejecución de un proyecto o proceso. Las restricciones identificadas en el enunciado del alcance del proyecto enumeran y describen las restricciones o limitaciones específicas, ya sean internas o externas, asociadas con el alcance del proyecto que afectan la ejecución del mismo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, o cualquier fecha o hito del cronograma impuesto por el cliente o por la organización ejecutora. Cuando un proyecto se realiza bajo un acuerdo, por lo general las disposiciones contractuales constituyen restricciones. La información relativa a las restricciones puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto o en un registro independiente.
  • Supuestos. Son factores del proceso de planificación que se consideran verdaderos, reales o seguros sin pruebas ni demostraciones. También describen el impacto potencial de dichos factores en el caso de que fueran falsos. Como parte del proceso de planificación, los equipos del proyecto a menudo identifican, documentan y validan los supuestos. La información relativa a los supuestos puede incluirse en el enunciado del alcance del proyecto o en un registro independiente.

Aunque el acta de constitución del proyecto y el enunciado del alcance del proyecto en ocasiones se percibe que son redundantes en cierta medida, difieren en el nivel de detalle que contiene cada uno. El acta de constitución del proyecto contiene información del alto nivel, mientras que en el enunciado del alcance del proyecto contiene una descripción detallada de los elementos del alcance. Estos elementos se elaboran progresivamente a lo largo del proyecto. La Tabla 5-1 describe alguno de los elementos clave de cada documento.

Tabla 5-1 Elementos de Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado del Alcance del Proyecto.


Referencias

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fifth Edition