7.2 Estimar los Costos

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Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Véanse los Gráficos 7-2 y 7-3. Las estimaciones de costos son una predicción basada en la información disponible en un momento determinado. Incluyen la identificación y consideración de diversas alternativas de cálculo de costos para iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo óptimo para el proyecto, debe tomarse en cuenta el equilibrio entre costos y riesgos, como hacer en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de recursos.

Por lo general, las estimaciones de costos se expresan en unidades monetarias (dólar, euro, yen, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las horas o los días de trabajo del personal para facilitar las comparaciones, eliminando el efecto de las fluctuaciones de las divisas.

Las estimaciones de costos deben refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que éstos se conocen. La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a la largo de su ciclo de vida. Por consiguiente, la estimación de costos es un proceso iterativo de fase en fase. Por ejemplo, un proyecto en su fase de iniciación puede tener una estimación aproximada de orden de magnitud (ROM) en el rango de ±50%. En una etapa posterior del proyecto, conforme se cuenta con más información, las estimaciones pueden reducirse a un rango de ±10%. En algunas organizaciones, existen pautas sobre cuándo pueden efectuarse esos refinamientos y cuál es el grado de exactitud esperado.

Los costos se estiman para todos los recursos que se asignarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, el personal, los materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales tales como el factor de inflación o el costo para casos de contingencia. Una estimación de costos es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.

Contenido

Entradas

- Plan de Gestión de los Costos: describe cómo se gestionarán y controlarán los costos del proyecto, incluyendo el método y el nivel de exactitud de la estimación.

- Plan de Gestión de los Recursos Humanos: proporciona los atributos de la dotación, salarios y compensaciones/reconocimientos del personal del proyecto.

- Línea Base del Alcance: consta de

o Enunciado del alcance del proyecto: proporciona la descripción del producto, los criterios de aceptación, entregables, límites, supuestos y restricciones del proyecto. Uno de los supuestos será si las estimaciones se limitarán a los costos directos o si incluirán los indirectos. Las restricciones pueden ser sobre la disponibilidad de un presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos especializados o política de la organización.

o EDT/WBS

o Diccionario de la EDT/WBS

- Cronograma del Proyecto: el tipo, la cantidad y la duración de los recursos son los principales factores para determinar el costo del proyecto. Estimar los recursos de las actividades implica determinar la disponibilidad, las horas requeridas del personal, los materiales y equipos necesarios.

- Registro de Riesgos: es necesario revisarlo para tener en cuenta los costos de mitigación de riesgos.

- Factores Ambientales de la Empresa: entre otros factores que influyen en la estimación de costos, destacan:

o Las condiciones del mercado: describen productos, servicios, resultados, proveedores, términos y condiciones. Todos influyen en el costo de los recursos.

o La información comercial de dominio público: la información sobre las tarifas de los recursos está disponible en bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los RR.HH., y que proporcionan costos estándar para materiales y equipos. Las listas de precios publicadas por los proveedores también son una fuente de información.

- Activos de los Procesos de la Organización: que incluyen, entre otros:

o Las políticas de estimación de costos,

o Las plantillas de estimación de costos,

o La información histórica, y

o Las lecciones aprendidas.

Herramientas y Técnicas

- Juicio de Expertos: aporta una perspectiva sobre el entorno así como información sobre proyectos similares realizados con anterioridad. También orienta sobre la conveniencia de combinar métodos de estimación.

- Estimación Análoga: utiliza valores como el alcance, costo, presupuesto y duración, o medidas de escala como el tamaño, peso y complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo parámetro o medida de un proyecto actual.

- Estimación Paramétrica: usa una relación estadística entre los datos históricos relevantes y otras variables para calcular una estimación del costo del trabajo del proyecto. Puede ser una técnica muy exacta dependiendo de la sofisticación y los datos del modelo.

- Estimación Ascendente: sirve para estimar un componente del trabajo. El costo individual de cada paquete de trabajo se calcula con mayor detalle. El costo detallado se acumula en niveles superiores para fines de reporte y seguimiento.

- Estimación por Tres Valores: para mejorar la exactitud de las estimaciones se tiene en cuenta el riesgo y la incertidumbre y se usan estimaciones por tres valores para definir un rango aproximado del costo de la actividad:

o Más probable (cM): estima sobre la base de una evaluación realista.

o Optimista (cO): estima sobre la base del análisis del mejor escenario.

o Pesimista (cP): estima sobre la base del análisis del peor escenario.

Se puede calcular el costo esperado (cE) mediante:

o Distribución triangular: cE=(cO+cM+cP)/3

o Distribución Beta: cE=(cO+4cM+cP)/6

- Análisis de Reservas: las estimaciones de costos pueden incluir reservas (provisiones para contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre sobre el costo.

- Costo de la Calidad (COQ): se pueden usar para la estimación de costos de las actividades.

- Software de Gestión de Proyectos: las hojas de cálculo, simulaciones y herramientas estadísticas se usan para agilizar la estimación de costos y facilitar un estudio rápido de las alternativas.

- Análisis de Ofertas de Proveedores: Los métodos de estimación de costos pueden incluir el análisis de cuánto debería costar el proyecto sobre la base de las ofertas de proveedores calificados.

- Técnicas Grupales de Toma de Decisiones: estas técnicas son útiles para involucrar a los miembros del equipo en la mejora de la exactitud de la estimación y de su nivel de compromiso con los resultados de las estimaciones resultantes.

Salidas

- Estimación de Costos de las Actividades: son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto.

- Base de las Estimaciones: la cantidad y el tipo de detalles que respaldan la estimación de costos varían en función del área de aplicación. La documentación de apoyo debe proporcionar una comprensión clara y completa de cómo se obtuvo la estimación de costos. Los detalles de apoyo pueden incluir:

o La documentación de los fundamentos de las estimaciones,

o La documentación de todos los supuestos realizados,

o La documentación de todas las restricciones conocidas,

o Una indicación del rango de las estimaciones posibles, y

o Una indicación del nivel de confianza de la estimación final.

- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros, el registro de riesgos.


Referencias

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)—Fourth Edition