Oficina de Gestión de Proyectos

De PMP
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Equipo encargado de dar la visión estratégica sobre la cartera de proyectos, asegurando la calidad de la información focalizando los esfuerzos en las restricciones base OTOBOQ, realizando un seguimiento de la asignación los recursos asignados a los proyectos de acuerdo a la disponibilidad de cada uno de ellos. Otro aspecto importante que una oficina de proyecto debe tener en cuenta es el seguimiento de la inversión realizada en los proyectos con el fin de dar visibilidad de las inversiones realizas a nivel de compañía y su productiva conseguida.


Características/Funciones claves de una Oficina de Gestión de Proyectos

  • Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados por la PMO.
  • Identificación y desarrollo de la metodología de dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas.
  • Oficina de información y administración de políticas, procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra documentación compartida.
  • Dirección de configuración centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO.
  • Repositorio y gestión centralizados para riesgos compartidos y únicos para todos los proyectos.
  • Oficina central para la operación y gestión de herramientas del proyecto, como el software para la dirección de proyectos en toda la empresa.
  • Coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre proyectos.
  • Una plataforma guía para directores del proyecto.
  • Supervisión central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el ámbito empresarial.
  • Coordinación de los estándares generales de calidad del proyecto entre el director del proyecto y cualquier organización de evaluación de calidad de personal o de estándares interna o externa.


Diferencias entre el rol de Jefe de Proyecto y la Oficina de Gestión de Proyectos

  • Los jefes de proyecto y las PMO persiguen distintos objetivos y, por lo tanto, están sujetos a distintos requisitos. Todos esos esfuerzos, sin embargo, están alineados con las necesidades estratégicas de la organización.
  • Un jefe de proyecto es responsable de cumplir con los objetivos específicos del proyecto dentro de las restricciones del proyecto, mientras que una PMO es una estructura de la organización con alineamientos específicos que pueden incluir una perspectiva para toda la empresa.
  • El jefe de proyecto se centra en los objetivos específicos del proyecto, mientras que la PMO gestiona cambios significativos en el alcance del programa y puede considerarlos como posibles oportunidades para cumplir mejor con los objetivos de negocio.
  • El jefe de proyecto controla los recursos del proyecto asignados, para cumplir mejor con los objetivos del proyecto, mientras que la PMO optimiza el uso de recursos compartidos de la organización en todos los proyectos.
  • El jefe de proyecto gestiona el alcance, el cronograma, el coste y la calidad de los entregables, mientras que la PMO gestiona el riesgo general, la oportunidad general y las interdependencias entre proyectos.
  • El jefe de proyecto informa acerca del avance del proyecto y sobre otros aspectos específicos del proyecto, mientras que la PMO proporciona información consolidada y una visión empresarial de los proyectos que se desarrollan en su ámbito.


Modelos de la Oficina de Proyectos

Existen tres modelos de rol y responsabilidad de una PMO. Éstas sufren muchos cambios al largo de su vida y adquieren muchos matices según el tipo y el tamaño de la empresa, el sector y el tipo de producto que fabrica.

Modelo Consultivo y de Soporte: La PMO se utiliza como fuente de información sobre buenas prácticas, metodología de proyectos, estándares y consulta del estado de los proyectos.

Modelo Mixto - Centro de Competencia: Es una evolución del modelo consultivo, que además influye en la ejecución del proyecto. Incorpora un modelo que se encarga de:

  • Establecer la metodología de gestión de proyectos, incluyendo gestión de riesgo, definición de roles y responsabilidades, administración de la comunicación, gestión de objetivos, lecciones aprendidas y herramientas.
  • Coordinar la comunicación entre las unidades de negocio, los proveedores y los departamentos de TI
  • Garantiza que la metodología sea seguida, y de la constante mejora en los procesos.
  • Puede tomar control de algunos proyectos, pero por regla general, éstos quedan en las unidades de negocio utilizando un modelo más consultivo.

Oficina de Proyectos (Full-Equipment): Es el modelo más fuerte y persistente. Contempla las necesidades de negocio y concentra la gestión de proyectos en una oficina central, lo cual implica gestión directa de todos los proyectos de la organización.