Sponsor

De PMP
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(En castellano: Patrocinador o Patrocinador del proyecto)


La figura del sponsor está muy relacionada a la del Project Manager durante el desarrollo de un proyecto y puede ser vital para que éste pueda finalizar con éxito.

El sponsor o sponsor ejecutivo es un directivo, un ejecutivo con autoridad dentro de la empresa que tiene interés en que se realice el proyecto. Es la máxima autoridad del equipo y lo representa y promueve dentro de la organización.

Dado este papel de nexo, un buen sponsor debe tener un profundo conocimiento de la organización y tener conciencia de lo beneficioso del proyecto para dicha organización.

Aunque sea la máxima autoridad del proyecto, el sponsor no tiene porque ser el jefe directo del Project Manager aunque delega en él la autoridad y aprobación para tomar las decisiones necesarias para culminar con éxito el proyecto. Es decir, el Project Manager se encarga de la ejecución día a día del proyecto y el sponsor le da la autoridad, los recursos y la libertad suficiente para que le sea posible realizar su función.

Contenido

Definición de sponsor

[1]

Características de un buen sponsor

Los buenos sponsors comparten una serie de atributos: [2]:

  1. Entiende claramente el problema que ha de ser resuelto.
  2. Se asegura que la solución resuelve el problema
  3. Sabe cuando la solución es suficiente
  4. Crea el equipo adecuado para resolver el problema.
  5. Mantiene al equipo responsable de los resultados
  6. Sabe identificar los problemas principales y como resolverlos
  7. Se convierte en un partner para el project manager ayudandole a tomar de decisiones difíciles
  8. Toma las decisones difíciles
  9. Se asegura que el proyecto acaba enfocado
  10. Sabe cuando detener el proyecto

El sponsor aprueba el proyecto y lo apoya, el project manager gestiona su ejecución.

Tanto el sponsor como el project manager tienen responsabilidad en el proyecto y una gran influencia en el resultado del mismo.

La relación entre el sponsor y el project manager ha de ser fluida y enmarcada en un ambiente de colaboración.

Según el Dr Cooke-Davies [3] entre ambos se establece un “contrato emocional” que cubre:

  • el compromiso de dedicación que pueden esperar el uno del otro
  • la naturaleza y frecuencia de los informes del proyecto que crea el Project manager
  • la frecuencia de las reuniones
  • la forma en que el sponsor espera que el Project manager trate los problemas y la forma de escalarlos

Concluye, el sponsor tiene que dejar que el Project manager gestione el proyecto y crear el ambiente necesario para que lo pueda hacer.

El sponsor ha de fomentar que el Project Manager sea capaz de tomar decisiones operativas y en ningún caso se puede convertir en un generador de informes que envía al sponsor para que tome las decisiones.

Esto supone que los dos tienen que trabajar conjuntamente durante todo el proyecto y conocer con detalles su rol dentro del proyecto y de la organización.

Desafortunadamente es frecuente encontrarse con situaciones en donde:

  • El patrocinador no se involucra por falta de tiempo o de interés.
  • Delega su función en alguien que no tiene autoridad o conocimiento suficiente o, lo que es peor, abandona su función.
  • Se constituye en un “papá regañón” que ve lo que falta, buscando culpables, lo que dificulta el compromiso real del equipo. Más que dar orientación, los juzga y penaliza.
  • No conocen de administración profesional de proyectos y de portafolio, a veces consideran que lo único que hay en el tema es el manejo de MS Project y que es para niveles técnicos de proyectos.

El compromiso no sólo se da al decir ´me interesa´, es importante actuar: informando, enseñando, conciliando. En el mundo de proyectos requerimos patrocinadores activos que logren hacer crecer a sus empresas a través de proyectos exitosos, hacer crecer a sus equipos a través de aprendizaje, integración y generación de confianza. El reto es grande y las experiencias exitosas nos dicen que la recompensa es aún mayor.

Referencias

  1. Project Sponsorship - R. Englund, A. Bucero 2006
  2. Top ten atributes of a Great Project Sponsor- Lonnie Pacelli 2005
  3. Executive Engagement: The Role of the Sponsor - White Paper PMI 2010