Portafolio

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Es una colección de programas, proyectos y otro tipo de labores, agrupados y gestionados de forma efectiva, con el objetivo irrenunciable de conseguir las metas estratégicas de negocio.

Un portafolio de proyectos debe contestar a las siguientes tres preguntas:

  1. ¿Cuáles son los mejores proyectos a implementar teniendo en cuenta el presupuesto y las capacidades de las que dispone la Organización?
  2. ¿Estamos siendo efectivos en la relación coste beneficio de nuestros proyectos?
  3. ¿Se están obteniendo los mejores resultados sobre nuestro potencial portafolio de proyectos?

Un portafolio debe reflejar la intención y dirección estratégica de una organización o individuo. Es donde se identifican las prioridades, se toman las decisiones de inversión y se asignan los recursos principales. La gestión de un Portafolio incluye la identificación, gestión de prioridades, aprobación, gestión y control de proyectos, programas y otros trabajos relacionados, para alcanzar las metas estratégicas de negocio

Desde el ámbito económico y de la inversión empresarial, es una estructura de procesos usada para explorar oportunidades de inversión de capital, con el objetivo de sensibilizar esas oportunidades y maximizar el valor de la inversión.


Contenido

Gestión del Portafolio

La gestión del portafolio, bien sea de programas o de proyectos, en una empresa es un ámbito de importancia clave a nivel estratégico de una organización. Su naturaleza puede ser tan variada como los tipos de negocio existentes (financiero, sector servicios,… mercado del arte) pero debe estar estrechamente vinculada al área de negocio de cada organización. Asimismo esa diversidad no es óbice para que su gestión no pueda explicarse de modo sencillo, identificando pasos y etapas comunes en gestión de proyectos. Diferentes autores postulan los siguientes:

Creación

Deberá ser creado de acuerdo con:

  • Conductores de Negocio
  • Indicadores (KPIs)
  • Casos de Negocio
  • Alineamiento
  • Coste/beneficio
  • Justificación de
  • Inversión (ROI, NPV, etc.)

Selección

Deberá estar guiada por aquellos objetivos específicos que la organización aspire alcanzar. Con este fin, algunos autores aconsejan como buenas prácticas de la gestión de portafolios responder a las siguientes preguntas:

  • el QUÉ? (relativo a cuestiones económicas: beneficios, ganancias, etc)
  • el QUIÉN? (relativo a la dotación de recursos),
  • el CÓMO? (relativo a los procesos y a la gobernanza del portafolio)

En el transcurso de este examen, o bien se enfrentan a menudo las aspiraciones (misión, visión) con la realidad del portafolio, es decir de qué consta el portafolio realmente, o bien se percibe una brecha entre ambos.

Se deberá realizar:

  • Priorización de conductores
  • Priorización de Proyectos
  • Análisis de Restricciones
  • Optimización del Portafolio
  • Gobernabilidad de la selección del portafolio

Planificación / Priorización

Puede hacerse por valor, recurriendo a herramientas como las empleadas en la evaluación de riesgos, o bien ambas tácticas. Lo fundamental es que la(s)decisión(es) enfocadas a escoger el mejor camino posible, llevarán a invertir los recursos del modo correcto. Para realizar la Planificación se recurre a:

  • Planificación de Capacidad
  • Optimización de calendarios
  • Decisión sobre las fuentes
  • Gobernabilidad del calendario del Portafolio
  • Comunicación Organizacional

Lanzamiento (kick- off en inglés)

Se corresponde con la reunión, y actividades previas, relativas a la presentación oficial.

Gestión

Referido al tiempo, costes, alcance y los recursos, tal y como se haría individualmente por proyecto. Además también se realiza:

  • Monitorización de la creación de valor del portafolio
  • Reportingde Proyectos
  • Seguimiento de consecución del beneficio (post implementación)

Seguimiento y control - Informes

Más que la implantación de métricas particulares para cada proyecto, o programa si es el caso, lo ideal es establecer un marco común de referencia para llevar a cabo la(s) evaluacion(es). Estas referencias o estándares han de ser claras, comprensibles y lógicas. De éste modo se facilita la toma de decisiones, generando además un ambiente de transparencia que previene el conflicto entre los interesados. En éste sentido, la cultura de la empresa puede ser un factor condicionante, puesto que una orientación (obsesiva/ excesiva) al éxito y en la que el fallo se perciba como un fracaso, puede hacer que los interesados (directores de proyecto/ programa, etc) rebajen sus aspiraciones para no hacerlo.

Comunicación

Se trata de equilibrar tanto la cantidad de información como a qué nivel debe llegar, en función de la relevancia y/o influencia del interesado a quien vaya dirigida. Al igual que durante el seguimiento y control, la transparencia juega asímismo un papel importante.




El portafolio no es algo inmutable, es decir, que queda predeterminado en el momento de las decisión(es) iniciales. En todo momento deberá de evaluarse su estado y desempeño. Ésto implica el hacerlo con cada uno de los proyectos y/o programas que lo forman, la toma de medidas correctivas (apoyos, dotación de recursos, etc). En último término conduciría al abandono de aquellos que ya no sirvan a los propósitos marcados, es decir, que no mantengan ya su alineación con los objetivos estratégicos marcados a priori. Esta última acción es consecuente con una de las misiones del portafolio en las organizaciones, como es la de asegurar un suministro estable de propuestas para nuevos bienes/ productos/ servicios pero salvaguardando a la vez los intereses financieros de la misma.



Referencias:

[1] "A Guide to the Project Management Body of Knowledge".

   Project Management Institute, PMBOK® Guide - 5th Edition

[2] UPC School of Professional & Executive Development

   http://www.youtube.com/user/upcschool/videos?feature=2_10

[3] Projectmanager.com (canal YouTube: videos)

     http://www.youtube.com/user/projectmanagervideos
     http://www.youtube.com/watch?v=bbVPqUl3jfM

[4] Canal – YouTube (varios):

  4.1- "Priorización del portafolio de proyectos"
   http://www.youtube.com/watch?v=-B192Pv30vk
  4.2- "Ciclos de vida de la administración de programas y 
        portafolios" 
   http://www.youtube.com/watch?v=EUm8oCrImuQ
  4.3- “Valor de Negocio de la Gestión de Portafolio y Proyectos: 
        qué esperar al implementarlos”. EPMLive Webinar
   http://www.youtube.com/watch?v=-B192Pv30vk
  4.4- "Top Portfolio Management Tips"     
   http://www.youtube.com/watch?v=wMF0HWYuIEU
  4.5-  "Portfolio Management. What’s it all about?"
         EPMLive Webinar, Nov2011
   http://www.youtube.com/watch?v=UbwTEp4qW-k
  4.6- "Good Strategic Portfolio Management" – SmartOrgInc.
        David Matheson PhD, President and CEO of SmartOrgInc. and   
        teacher of Strategic Portfolio Management at Stanford   
        University (CA), USA
   http://www.youtube.com/watch?v=LrossXaXoVk

[5] "Gestión de portfolio, programa y proyecto" by Siemens Industry Software, S.L.

   http://www.plm.automation.siemens.com/es_es/products/teamcenter/portfolio-program-project-management/

[6] Project Portfolio Management (PPM)

   eStudy La Salle - Dirección de Proyectos en la Empresa