Programa

De PMP
Saltar a: navegación, buscar

Conjunto de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, entre sí, que se gestionan de forma coordinada para lograr obtener beneficios, objetivos específicos y un control que no es posible si esos proyectos se gestionasen individualmente.


Contenido

¿En qué consiste la Gestión de Programas de Proyectos?

Consiste en gestionar de manera coordinada y centralizada un programa de proyectos, con la finalidad de alcanzar los beneficios que este genere y contribuir al logro de los objetivos estratégicos de la organización donde se ejecuta el programa. Una característica particular de la administración de programas, es el énfasis que debe tenerse en el manejo de las interdependencias entre los proyectos y en determinar el ritmo y la secuencia de ejecución óptima de los recursos, la gestión del riesgo, los puntos de escalamiento y gobierno compartidos.

La dirección del programa tiene los siguientes objetivos fundamentales:

  • Asegurar que los proyectos del programa cumplen con los objetivos y resultados esperados por la organización.
  • Gestionar la complejidad en la coordinación y la comunicación entre los elementos del proyecto o proyectos.
  • Planificar y gestionar el impacto del proyecto o proyectos en la organización, y eso incluye gestionar las expectativas de los "stakeholders" y asegurar que más allá del propio proyecto, el resultado estratégico y de negocio se cumple.


¿Por que gestionar programas de proyectos?

La gestión de programas es esencial cuando se desarrollan productos complejos en un entorno que suele ser complejo:

  1. Proyectos que impactan en áreas muy sensibles o críticas de las compañías
  2. Proyectos que involucran múltiples empresas compuestas por equipos dispersos que trabajan en redes separadas y que pueden trabajar en diferentes zonas horarias, y hablar varios idiomas.

Un programa de proyecto permite gestionar proyectos independientes con un objetivo común, integrando sus resultados para lograr el éxito global. Motivos para realizar un programa pueden ser:

  • El poder coordinar un grupo de actividades y proyectos para alcanzar un objetivo estratégico (o una visión) para una compañía.
  • Un buen uso de la gestión de programas garantiza una buena sincronización entre las interdependencias entre los proyectos de este, y el riesgo de posibles cambios en estos proyectos esta gestionado a través de estas interdependencias.
  • Además puede permitir un uso mas eficiente de los recursos mediante el establecimiento de prioridades y la integración de los proyectos.
  • Permitir a los jefes de proyecto coordinar con eficiencia, y divulgar y actualizar ingentes cantidades de datos de manera oportuna y concierta frecuencia..

Algunos factores que pueden justificar la configuración de un programa es gestionar las interdependencias entre los proyectos de forma óptima, realizando las siguientes acciones:

  • Resolver restricciones de recursos que afectan a varios proyectos dentro del programa
  • Alinear la dirección organizacional y estratégica que tengan impacto en el logro de los objetivos estratégicos
  • Resolver problemas y manejar cambios al programa dentro de una estructura de gobierno compartida
  • Evitar que se tomen decisiones equivocadas basadas en información errónea que producen una duplicación inútil del esfuerzo, que obligan a repetir el trabajo y suponen pérdidas de tiempo en el ciclo del proyecto.


La gestión de programas se justifica cuando se desarrollan proyectos complejos en entornos complejos: proyectos que impactan en áreas muy sensibles o críticas de la compañía, proyectos que involucran múltiples empresas compuestas por equipos dispersos que trabajan en redes separadas y que pueden trabajar en diferentes zonas horarias, etc.

En definitiva, los programas facilitan el trabajo de comunicación entre los colaboradores ya que permite gestionar proyectos independientes con un objetivo común, integrando sus resultados en pro de su éxito conjunto

Características del standard para Administración de Programas

El estándar para administración de programas propone una serie de conceptos y clasificaciones que buscan dar estructura y lenguaje común que facilite la gestión de los programas. El estándar propone tres temas, que deben ser administrados cuidadosamente a lo largo de la vida del programa y deben ser considerados en todos los procesos de gestión que se realicen y en todas las fases del ciclo de vida :

  • Administración de beneficios. Requiere la identificación de los beneficios a entregar, la presentación de los mismos asegurando que los beneficios sean específicos, medibles, realistas y con un tiempo de entrega delimitado, así mismo debe analizarse el impacto potencial de cambios sobre esos beneficios y asigna responsables por la entrega de los beneficios comprometidos.
  • Administración de interesados. Se refiere a las actividades a realizar con el fin de obtener y mantener el apoyo de las personas y organizaciones beneficiadas por el programa, así como minimizar el rechazo de los grupos que se ven afectados negativamente por el programa. Estas actividades se relacionan fuertemente con el manejo de las comunicaciones y con la gestión del cambio organizacional. Entre otras cosas la gestión exitosa de los interesados requiere de un acercamiento proactivo y planeado de la distribución de la información requerida, a las personas indicadas, en el momento justo.
  • Gobierno del programa .Tiene que ver con el proceso de desarrollar, implementar y controlar las políticas,procedimientos y metodologías definidas para el programa. Un manejo apropiado del gobierno permite un proceso de toma de decisiones efectivo y una gestión del programa enfocada en entregar los beneficios esperados, gestionar el riesgo y satisfacer a los interesados. El principal agente de gobierno es el comité directivo, cuya función es velar por la inversión realizada por la organización, incluyendo la monitorización sobre la entrega de los beneficios.


Referencias

  • Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK® Guide)—Quinta Edición
  • eStudy La Salle - Dirección de Proyectos en la Empresa - Project Portfolio Management (PPM)